Hari ini saya harus mengurus dokumen dan administrasi untuk sebuah proses yang memang punya banyak persyaratan.
Ada dokumen yang harus disiapkan.
Ada informasi yang harus dilengkapi.
Ada bukti yang harus tersedia.
Dan menurut saya, bagian ini memang tidak bisa ditawar.
Kalau sebuah proses membutuhkan persyaratan tertentu, ya tugas kita adalah memenuhi persyaratannya. Mau kenal siapa pun, kalau dokumennya tidak ada, menurut saya dari awal sudah salah arah.
Tapi hari ini saya juga kembali melihat satu hal lain.
Administrasi itu wajib.
Tapi ketika prosesnya melibatkan manusia, koneksi bisa membuat semuanya terasa jauh lebih mudah.
1. Syarat Tetap Syarat
Hal pertama yang menurut saya harus jelas: koneksi tidak menggantikan persyaratan.
Kalau diminta dokumen A, ya siapkan dokumen A.
Kalau butuh bukti B, ya lengkapi bukti B.
Karena administrasi pada akhirnya adalah cara sebuah proses dibuktikan.
Sesuatu tidak cukup hanya dikatakan.
Harus ada catatannya.
Harus ada bentuk tertulisnya.
Harus bisa dicek lagi.
Makanya saya agak heran kalau ada orang yang dari awal sudah mencari “jalur cepat”, tapi syarat dasarnya sendiri tidak disiapkan.
Menurut saya itu bukan efisiensi.
Itu justru membuat prosesnya tidak sehat.
Koneksi yang baik seharusnya membantu kita memahami proses, memperjelas sesuatu yang membingungkan, atau membuat komunikasi lebih lancar.
Bukan membuat sesuatu yang seharusnya tidak boleh menjadi boleh.
2. Kalau Sistemnya Manusia, Skill Sosial Penting
Berbeda ketika kita hanya upload dokumen ke sistem.
Kalau sistemnya otomatis, biasanya cukup ikuti formatnya.
File benar.
Kolom lengkap.
Klik submit.
Selesai.
Tapi kalau prosesnya manusia dengan manusia, ada skill lain yang ikut bermain.
Cara kita menyapa.
Cara kita bertanya.
Cara kita menjelaskan.
Cara kita mendengarkan.
Cara kita menunjukkan bahwa kita datang bukan untuk menuntut, tapi ingin memahami prosesnya.
Menurut saya ini bagian yang sering diremehkan.
Kadang orang sudah sangat fokus pada dokumen, tapi lupa bahwa di depannya ada manusia yang juga sedang bekerja.
Interaksi yang ramah dan rendah hati bisa membuat percakapan jauh lebih nyaman.
Kita bisa lebih cepat paham bagian mana yang kurang.
Bisa bertanya dengan lebih jelas.
Bisa menghindari salah persepsi.
Bukan karena orang tersebut memberi perlakuan tidak semestinya.
Tapi karena komunikasi antarmanusia memang bekerja seperti itu.
3. Persamaan Membuat Jarak Lebih Dekat
Yang paling menarik hari ini adalah ketika menemukan common ground.
Ternyata kita satu alumni.
Satu daerah.
Pernah ada di organisasi yang sama.
Kenal orang yang sama.
Atau punya pengalaman yang mirip.
Hal-hal kecil seperti itu ternyata bisa mengubah suasana.
Yang awalnya sangat formal menjadi lebih cair.
Yang awalnya terasa agak menegangkan menjadi percakapan biasa.
Karena ketika kita menemukan persamaan, ada rasa bahwa orang di depan kita tidak sepenuhnya asing.
Menurut saya ini salah satu skill sosial yang menarik.
Bukan mencari koneksi untuk meminta keistimewaan.
Tapi belajar menemukan titik temu dengan orang lain.
Karena hampir semua orang punya sesuatu yang bisa menjadi jembatan.
Asal kita cukup mau bertanya dan mendengarkan.
Dekat Bukan Berarti Melompati Aturan
Saya jadi kepikiran dengan istilah “orang dalam”.
Biasanya konotasinya negatif.
Dan memang, kalau maksudnya adalah menggunakan koneksi untuk membuat sesuatu yang tidak memenuhi syarat jadi lolos, jelas saya tidak setuju.
Tapi ada bentuk koneksi yang menurut saya sangat berbeda.
Kita tetap memenuhi semua persyaratan.
Tetap mengikuti proses.
Tetap melengkapi dokumen.
Hanya saja, karena kita bisa membangun hubungan dengan orang yang menjalankan proses tersebut, semuanya menjadi lebih jelas, lebih cair, dan lebih manusiawi.
Buat saya itu bukan jalan pintas.
Itu skill sosial.
Karena hidup tidak selalu dijalankan lewat form dan tombol submit.
Sering kali ada manusia di ujung prosesnya.
Dan kemampuan menemukan persamaan, membangun rasa nyaman, serta berkomunikasi dengan baik ternyata bisa membuat urusan yang awalnya terasa menakutkan menjadi jauh lebih menyenangkan.
Jadi mungkin rumusnya sederhana:
lengkapi syaratnya, hormati prosesnya, lalu bangun koneksinya.
Leave a Reply