Hari ini saya kembali belajar sesuatu yang sebenarnya sederhana: memberi instruksi lewat chat ternyata tidak semudah yang saya kira.
Pesannya sudah diketik.
Sudah dikirim.
Menurut saya juga cukup jelas.
Tapi ternyata maksudnya tidak tertangkap dengan benar. Bisa jadi dibaca dengan interpretasi berbeda. Bisa jadi dilewatkan. Bahkan bisa jadi sebenarnya tidak dibaca sama sekali.
Ini menarik buat saya karena saya termasuk orang yang cukup percaya dengan tulisan. Banyak pekerjaan saya berbentuk teks. Saya menulis konten, membuat catatan, memberi arahan, dan merasa kalau sesuatu sudah dituliskan dengan cukup rapi, seharusnya orang lain bisa memahaminya.
Ternyata belum tentu.
Karena tujuan komunikasi bukan sekadar membuat pesan keluar dari kepala kita.
Tujuannya adalah memastikan sesuatu yang ada di kepala kita benar-benar sampai ke kepala orang lain.
1. Terkirim Bukan Berarti Diterima
Kalau kita meeting, ada satu keuntungan besar: kita melihat orang yang menerima pesan.
Kita bicara.
Mereka mendengarkan.
Kalau wajahnya terlihat bingung, kita bisa langsung menjelaskan lagi.
Kalau telepon hanya dua orang pun hampir sama. Ada respons di ujung sana. Ada “iya”, ada pertanyaan balik, atau minimal ada tanda bahwa lawan bicara sedang mengikuti pembicaraan.
Di chat, terutama grup chat, semuanya jauh lebih abu-abu.
Kita bisa melihat pesan sudah terkirim, tetapi tidak benar-benar tahu apakah dibaca dengan perhatian.
Kalaupun ada tanda read, kita juga tidak tahu apakah orang tersebut memahami bagian yang menurut kita paling penting.
Belum lagi grup yang punya puluhan pesan lain.
Instruksi yang menurut kita sangat penting bisa saja hanya menjadi satu gelembung chat di antara percakapan lain.
Ini membuat saya berpikir bahwa mengirim instruksi lewat chat sebenarnya baru menyelesaikan separuh pekerjaan komunikasi.
Kita sudah menyampaikan.
Belum tentu sudah diterima.
2. Teks Tidak Punya Nada
Masalah berikutnya bahkan terjadi ketika pesannya benar-benar dibaca.
Interpretasinya belum tentu sama.
Satu kalimat pendek bisa dibaca dengan banyak nada berbeda.
Kita bermaksud bercanda, orang lain menganggap serius.
Kita sedang serius, orang mengira bercanda.
Kita sedang santai, orang merasa ditegur.
Kita mencoba sedikit sarkas, orang justru membaca seluruh kalimatnya secara literal.
Bahkan titik, koma, emoticon, panjang pendek kalimat, sampai waktu kita mengirim pesan bisa ikut memengaruhi bagaimana orang membacanya.
Karena teks memang punya keterbatasan.
Tidak ada intonasi.
Tidak ada ekspresi wajah.
Tidak ada bahasa tubuh.
Kalimat yang sama bisa membuat seseorang tertawa, tetapi membuat orang lain khawatir.
Apalagi kalau orang yang membaca sudah datang dengan kondisi emosi atau asumsi tertentu.
Ini bukan berarti komunikasi tertulis jelek.
Justru kelebihannya banyak: bisa didokumentasikan, dibaca ulang, dicari kembali, dan tidak bergantung pada ingatan.
Tapi kita tetap harus sadar bahwa semakin minim konteks yang menyertai teks, semakin besar ruang bagi orang lain untuk mengisi nadanya sendiri.
3. Kalau Tidak Paham, Perbaiki Pesannya
Bagian terakhir mungkin yang paling penting untuk saya.
Ketika instruksi tidak dipahami dengan benar, mudah sekali menyimpulkan, “Kok orangnya nggak baca sih?”
Kadang memang benar.
Tapi tidak selalu.
Bisa jadi masalahnya ada di cara saya menyampaikan.
Mungkin terlalu pendek.
Mungkin ada konteks yang hanya ada di kepala saya.
Mungkin kalimatnya menurut saya jelas karena saya sudah memahami latar belakangnya, sementara orang lain tidak punya informasi yang sama.
Kalau tujuan komunikasi belum tercapai, komunikasi itu sendiri layak dievaluasi.
Kita bisa menjelaskan ulang.
Menambahkan konteks.
Meminta orang mengonfirmasi pemahamannya.
Mengubah instruksi menjadi poin-poin.
Atau kalau memang penting dan kompleks, berhenti memaksa chat melakukan pekerjaan yang lebih cocok diselesaikan lewat telepon atau meeting.
Karena pada akhirnya, saya tidak butuh orang sekadar menerima pesan saya.
Saya butuh maksudnya dipahami, tindakannya sesuai, dan hasil yang saya harapkan benar-benar terjadi.
Menulis Juga Harus Belajar
Refleksi hari ini jadi semacam checklist untuk saya sendiri.
Saya cukup sering merasa tulisan saya sudah rapi karena memang terbiasa menulis.
Tapi ternyata menulis artikel dan memberi instruksi lewat chat adalah dua kemampuan yang berbeda.
Tulisan bisa bagus secara bahasa, tetapi buruk sebagai instruksi.
Pesan bisa singkat dan efisien, tetapi kehilangan konteks.
Kalimat bisa benar, tetapi diterima dengan nada yang salah.
Jadi mungkin setelah ini pertanyaannya bukan cuma, “Sudah saya kirim belum?”
Tapi juga:
“Kalau saya jadi orang yang menerima pesan ini, apakah saya benar-benar tahu harus melakukan apa?”
Karena komunikasi tidak selesai ketika pesan terkirim. Komunikasi selesai ketika maksudnya tersampaikan.
Leave a Reply