Bagi perusahaan yang bekerja secara WFH, meeting sering menjadi salah satu isi terbesar dalam kalender.
Karena tidak bertemu secara langsung setiap hari, meeting dianggap sebagai cara paling mudah untuk menyatukan orang, menyampaikan perkembangan, membahas masalah, sampai menjaga koordinasi.
Masalahnya, setelah melihat kembali meeting yang sudah dilakukan, kadang yang terasa justru bukan banyaknya kemajuan, tetapi minimnya keputusan.
Kita sudah duduk satu jam. Banyak orang sudah berbicara. Berbagai perspektif sudah disampaikan. Namun, ketika meeting selesai, masih belum jelas apa yang diputuskan, siapa yang mengerjakan, dan kapan harus selesai.
Akhirnya kalender penuh, tetapi pekerjaan tetap menunggu kepastian.
1. Meeting Tetap Penting
Meeting tetap punya fungsi yang penting.
Ia mempertemukan orang-orang dengan kepentingan, pengalaman, dan perspektif yang berbeda. Dalam meeting, kita bisa mendengar langsung alasan di balik sebuah pendapat, mengklarifikasi kesalahpahaman, dan melihat persoalan dari sudut yang sebelumnya tidak terpikirkan.
Ada banyak hal yang sulit didapat hanya dari membaca chat atau laporan.
Nada bicara, respons spontan, pertanyaan lanjutan, dan diskusi antarpihak sering kali membantu kita memahami masalah dengan lebih utuh.
Jadi, masalahnya bukan bahwa meeting tidak berguna.
Masalahnya muncul ketika meeting dijadikan jawaban untuk hampir semua kebutuhan komunikasi.
Karena sesuatu bisa dibicarakan dalam meeting, bukan berarti semuanya harus dibicarakan melalui meeting.
2. Tujuan Meeting Harus Jelas
Meeting punya banyak bentuk.
Ada meeting untuk brainstorming, mencari masukan, menyelesaikan hambatan, menyelaraskan pekerjaan, mengevaluasi hasil, atau mengambil keputusan.
Masing-masing punya keluaran yang berbeda.
Kalau tujuannya mengambil keputusan, sejak awal harus jelas apa yang akan diputuskan. Peserta juga perlu tahu pertimbangan apa yang dibutuhkan, pilihan apa yang tersedia, dan informasi apa yang harus dibaca sebelum meeting dimulai.
Dengan begitu, waktu meeting tidak habis untuk baru memahami masalahnya.
Orang datang dengan konteks yang cukup, menyampaikan masukan yang relevan, lalu membantu menghasilkan keputusan.
Tanpa tujuan yang jelas, meeting mudah berubah menjadi percakapan panjang. Semua orang bicara, tetapi tidak ada yang tahu kapan pembahasan dianggap selesai.
Meeting yang baik tidak selalu harus menghasilkan keputusan. Namun, ia harus menghasilkan sesuatu yang sesuai dengan tujuannya.
Kalau tujuannya brainstorming, hasilnya bisa berupa opsi. Kalau tujuannya evaluasi, hasilnya harus berupa temuan dan perbaikan. Kalau tujuannya keputusan, hasilnya tidak boleh berhenti pada “nanti kita pikirkan lagi.”
3. Tidak Semua Update Butuh Meeting
Banyak meeting sebenarnya hanya berisi update.
Satu per satu orang menyampaikan apa yang sudah dilakukan, apa yang sedang dikerjakan, dan apa rencana berikutnya. Padahal, sebagian besar informasi tersebut bisa dikirim terlebih dahulu melalui chat, dokumen, atau report.
Komunikasi asinkron memberi kesempatan kepada orang untuk membaca pada waktu yang tepat, memeriksa data, dan menyiapkan pertanyaan sebelum berdiskusi.
Meeting kemudian hanya digunakan untuk membahas bagian yang belum jelas, membutuhkan keputusan, atau memang memerlukan interaksi langsung.
Cara ini bukan berarti menghilangkan komunikasi.
Justru komunikasinya menjadi lebih efektif karena waktu bersama digunakan untuk hal yang benar-benar membutuhkan kebersamaan.
Meeting minimal mengonsumsi waktu 30 menit sampai satu jam. Kalau dihadiri delapan orang selama satu jam, sebenarnya organisasi tidak hanya menghabiskan satu jam, tetapi delapan jam kerja.
Karena itu, setiap undangan meeting seharusnya membawa satu pertanyaan sederhana: apakah hal ini benar-benar perlu dibahas secara sinkron?
Waktu Bersama Harus Bernilai
Masalah utama meeting bukan sekadar durasinya.
Masalahnya adalah ketika waktu banyak orang digunakan tanpa tujuan dan keluaran yang jelas.
Meeting yang produktif membuat sesuatu bergerak. Ada pemahaman yang bertambah, hambatan yang selesai, pilihan yang dipersempit, atau keputusan yang akhirnya diambil.
Sebaliknya, meeting yang tidak produktif hanya memindahkan informasi dari satu mulut ke banyak telinga.
Bekerja secara WFH memang membutuhkan ruang untuk berinteraksi. Namun, bukan berarti setiap koordinasi harus masuk kalender.
Ada hal yang lebih baik ditulis. Ada hal yang cukup dilaporkan. Ada hal yang perlu dibaca lebih dahulu. Dan ada hal yang memang harus diputuskan bersama.
Kita tidak perlu mengurangi meeting hanya agar kalender terlihat lebih kosong.
Kita perlu memastikan setiap meeting layak mengambil waktu banyak orang.
Karena kalender yang penuh belum tentu menunjukkan organisasi sedang bergerak.
Kadang, itu hanya menunjukkan kita terlalu sering berbicara tanpa cukup banyak memutuskan.
Leave a Reply