Hari ini adalah hari terakhir di bulan Juni.
Menutup semester satu, saya masih ingin membahas topik yang sering terjadi di organisasi, tapi kadang tidak langsung terlihat sebagai masalah besar.
Topiknya adalah: banyak divisi memakai istilah yang sama, tapi maknanya berbeda.
Ini sering terjadi di organisasi yang mulai melibatkan banyak tim dan banyak fungsi. Satu divisi punya istilah sendiri. Divisi lain juga punya istilah yang sama, tapi cara memaknai, menggunakan, dan mengukurnya berbeda.
Di permukaan terlihat seolah semua orang paham.
Kata yang dipakai sama.
Istilahnya sama.
Bunyinya sama.
Tapi ketika masuk ke eksekusi, baru terasa bahwa setiap orang membawa definisi yang berbeda-beda.
Ini bisa terjadi karena latar belakang orang berbeda. Pengalaman kerja berbeda. Ruang lingkup divisi berbeda. Kebiasaan penggunaan istilah juga berbeda.
Masalahnya, ketika banyak divisi bekerja bersama, perbedaan makna seperti ini bisa membuat target, planning, dan evaluasi jadi tidak sinkron.
Kita merasa sedang membicarakan hal yang sama, padahal sebenarnya tidak.
1. Wajar Kalau Pemahaman Berbeda
Hal pertama, perbedaan pemahaman atas istilah itu sebenarnya wajar.
Setiap divisi punya dunia kerjanya sendiri.
Ada istilah yang mungkin dipakai setiap hari oleh satu divisi, tapi hampir tidak pernah dipakai oleh divisi lain. Ada kata yang bagi tim tertentu terdengar sangat teknis dan jelas, tapi bagi tim lain masih terasa asing.
Misalnya istilah yang biasa dipakai tim marketing belum tentu dipahami sama oleh tim operasional. Istilah sales belum tentu sama maknanya bagi tim produk. Istilah legal, finance, atau tech juga bisa punya konteks yang sangat spesifik.
Jadi kita tidak bisa berharap semua orang langsung memahami semua istilah teknis dari semua divisi.
Setiap orang biasanya paling menguasai bidangnya sendiri.
Masalahnya bukan karena orang lain tidak pintar atau tidak mau mengerti. Bisa jadi memang istilah itu tidak pernah menjadi bagian dari pekerjaan hariannya.
Maka perbedaan pemahaman adalah hal yang manusiawi.
Tapi kalau dibiarkan tanpa klarifikasi, yang manusiawi tadi bisa berubah menjadi masalah organisasi.
2. Konfirmasi dan Klarifikasi Itu Wajib
Hal kedua, ketika bekerja lintas divisi, konfirmasi dan klarifikasi harus menjadi kebiasaan.
Jangan menganggap semua orang otomatis paham istilah yang kita pakai.
Jangan menganggap semua orang menafsirkan istilah dengan cara yang sama.
Jangan menganggap cara kita mengukur sesuatu pasti sama dengan cara divisi lain mengukurnya.
Jangan menganggap istilah yang biasa di divisi kita pasti umum untuk semua orang.
Kalau istilah itu dipakai dalam planning, target, laporan, atau evaluasi bersama, maka definisinya harus diluruskan di awal.
Apa maksud istilah ini?
Cara mengukurnya bagaimana?
Contohnya seperti apa?
Batasannya di mana?
Kapan sesuatu dianggap masuk kategori itu?
Kapan tidak?
Pertanyaan seperti ini sederhana, tapi bisa mencegah banyak salah paham.
Karena sering kali konflik bukan muncul dari niat buruk, tapi dari definisi yang tidak pernah disamakan.
Satu divisi merasa sudah mencapai target. Divisi lain merasa belum. Setelah dicek, ternyata bukan karena salah kerja, tapi karena ukuran yang dipakai berbeda.
Di situlah pentingnya konfirmasi.
Bukan untuk memperpanjang meeting. Tapi untuk memastikan semua orang berdiri di atas pemahaman yang sama.
3. Bangun Glossary Bersama
Hal ketiga, untuk jangka panjang, organisasi perlu punya pustaka istilah.
Bisa berupa glossary.
Bisa berupa buku panduan.
Bisa berupa dokumen induk.
Bisa berupa knowledge base internal.
Isinya adalah istilah-istilah teknis yang sering dipakai organisasi, lengkap dengan definisi, konteks penggunaan, cara ukur, contoh, dan batasannya.
Dengan begitu, istilah tidak hanya hidup di level divisi.
Ia bisa menjadi bahasa bersama di level organisasi.
Ketika kita menyebut satu istilah, semua orang bisa merujuk ke pengertian yang sama. Tidak lagi per divisi punya tafsir masing-masing yang membuat kerja lintas fungsi jadi membingungkan.
Tentu istilah yang dipakai satu organisasi bisa berbeda dengan organisasi lain.
Tidak masalah.
Yang penting, di internal kita sendiri tidak terjadi selisih paham hanya karena kata yang sama dipakai dengan makna yang berbeda.
Glossary bukan sekadar dokumen formal.
Ia adalah cara organisasi mengurangi biaya miskomunikasi.
Karena semakin besar organisasi, semakin penting untuk punya bahasa bersama.
Tujuan Komunikasi Bukan Terlihat Keren
Pada akhirnya, komunikasi bukan soal menggunakan istilah teknis yang terdengar keren.
Bukan soal terlihat gaul.
Bukan soal terlihat profesional.
Bukan soal memakai kata-kata yang terasa lebih tinggi.
Tujuan komunikasi adalah menyampaikan sesuatu yang ada di kepala kita agar bisa dipahami oleh orang lain.
Kalau kata-kata yang kita pakai justru membuat orang lain bingung, maka komunikasi itu belum berhasil.
Apalagi dalam organisasi.
Satu istilah yang tidak disamakan bisa membuat planning meleset, target tidak sinkron, evaluasi tidak adil, dan pekerjaan lintas divisi jadi saling menyalahkan.
Maka tugas kita bukan hanya bicara.
Tugas kita adalah memastikan pesan sampai dengan makna yang sama.
Kalau perlu, definisikan.
Kalau perlu, tanyakan ulang.
Kalau perlu, buat panduan bersama.
Karena organisasi yang ingin bergerak bersama tidak cukup hanya punya tujuan yang sama.
Ia juga perlu punya bahasa yang sama.
Leave a Reply