Masih dalam rangka menguak masalah-masalah yang sering terjadi di organisasi.
Problem kali ini adalah: orang merasa sibuk, tapi output strategisnya tidak terasa.
Ini keluhan yang cukup sering muncul. Banyak orang merasa sudah mengerjakan banyak hal. Merasa waktunya penuh. Merasa tidak bisa ditambah pekerjaan lagi. Merasa sudah terlalu banyak tanggung jawab yang harus diselesaikan.
Tapi ketika dilihat hasilnya, dicek tracking-nya, atau dihubungkan dengan target strategis, kok belum terasa menghasilkan apa-apa.
Ini harusnya jadi self-reminder sekaligus pertanyaan sejuta umat.
Kenapa semua orang terlihat sibuk, tidak bisa diganggu, dan penuh pekerjaan, tapi hasil strategisnya belum kelihatan?
Menurut saya, ada tiga perspektif yang bisa kita pakai.
1. Sibuk dan Produktif Itu Berbeda
Hal pertama yang perlu dibedakan adalah sibuk dan produktif.
Sibuk itu kondisi.
Produktif itu hasil.
Orang sibuk belum tentu menghasilkan sesuatu yang penting. Bisa jadi ia mengerjakan banyak hal, membalas banyak chat, mengikuti banyak meeting, membuka banyak dokumen, tapi tidak ada output yang benar-benar menggerakkan sesuatu.
Sementara produktif berarti ada hasil yang jelas. Ada sesuatu yang selesai. Ada dampak yang bisa dilihat. Ada progres yang bisa dikaitkan dengan tujuan tertentu.
Masalahnya, kesibukan sering terasa meyakinkan.
Ketika orang sibuk, ia terlihat bekerja. Terlihat penuh. Terlihat tidak bisa diganggu. Bahkan kadang kesibukan itu membuat orang merasa sudah berkontribusi besar.
Padahal belum tentu.
Kadang kita memang sibuk karena pekerjaan penting. Tapi kadang kita juga menciptakan kesibukan sendiri. Sibuk dengan hal kecil, sibuk dengan hal yang tidak prioritas, sibuk dengan aktivitas yang tidak mengarah ke output.
Di sini kita perlu jujur.
Apakah kita benar-benar produktif, atau hanya sibuk?
Karena organisasi tidak hanya membutuhkan orang yang terlihat penuh aktivitas.
Organisasi membutuhkan orang yang menghasilkan sesuatu.
2. Rutinitas dan Strategi Sering Tercampur
Hal kedua, kadang masalahnya muncul karena kita tidak membedakan mana pekerjaan rutin dan mana pekerjaan strategis.
Setiap orang punya pekerjaan harian.
Ada chat yang harus dijawab. Ada laporan yang harus dikirim. Ada administrasi yang harus dirapikan. Ada koordinasi kecil yang harus dilakukan. Ada pekerjaan operasional yang memang harus berjalan setiap hari.
Itu semua penting.
Tapi ketika organisasi sedang menjalankan strategi tertentu, biasanya ada output spesifik yang diharapkan. Ada hal baru yang perlu diselesaikan. Ada target yang tidak cukup dicapai hanya dengan menjalankan rutinitas seperti biasa.
Di sinilah sering terjadi benturan.
Pelakunya merasa sudah mengerjakan banyak hal. Tapi manajemen melihat output strategisnya belum muncul.
Keduanya bisa sama-sama benar.
Tim benar karena memang mereka sibuk menjalankan pekerjaan rutin.
Manajemen juga benar karena output strategis yang disepakati belum terlihat.
Masalahnya, mereka sedang melihat dua jenis pekerjaan yang berbeda.
Kalau tidak dibedakan sejak awal, akan muncul kekecewaan.
Tim merasa sudah bekerja keras tapi tidak dihargai.
Manajemen merasa sudah memberi arahan tapi tidak dijalankan.
Padahal mungkin yang terjadi bukan orangnya tidak bekerja, tapi prioritasnya tidak sinkron.
3. Evaluasi Time Management
Hal ketiga, kita perlu mengevaluasi time management.
Bukan hanya soal orang ini sibuk atau tidak. Tapi bagaimana waktu, energi, dan tanggung jawabnya didistribusikan.
Apa saja yang benar-benar dilakukan setiap hari?
Berapa banyak waktu habis untuk rutinitas?
Berapa banyak waktu dialokasikan untuk output strategis?
Pekerjaan mana yang bisa didelegasikan?
Pekerjaan mana yang bisa dipangkas?
Pekerjaan mana yang sebenarnya tidak terlalu berdampak?
Pertanyaan seperti ini penting agar semua pihak punya gambaran yang lebih jelas.
Karena kalau tidak dievaluasi, kita hanya akan saling kecewa.
Manajemen kecewa karena output strategis tidak muncul.
Tim kecewa karena merasa sudah sibuk tapi tetap dianggap kurang.
Akhirnya yang muncul bukan solusi, tapi rasa saling tidak dipahami.
Padahal mungkin solusinya adalah memperjelas alokasi waktu.
Misalnya, 70% untuk rutinitas, 30% untuk strategi. Atau di minggu tertentu, ada blok waktu khusus untuk mengerjakan output strategis. Atau ada pekerjaan harian yang perlu diturunkan prioritasnya sementara agar inisiatif penting bisa berjalan.
Intinya, strategi tidak bisa hanya ditambahkan di atas rutinitas yang sudah penuh.
Kalau semua hal dianggap penting, akhirnya tidak ada yang benar-benar diprioritaskan.
Evaluasi agar Tidak Tenggelam
Ketika semua orang sudah hiruk-pikuk dengan rutinitasnya, organisasi perlu berhenti sebentar untuk mengevaluasi.
Bukan untuk menyalahkan siapa-siapa.
Tapi untuk memastikan bahwa pekerjaan yang dilakukan benar-benar punya dampak terhadap apa yang ingin dicapai.
Karena kesibukan bisa sangat menipu.
Ia membuat kita merasa bergerak, padahal mungkin hanya berputar.
Ia membuat kita merasa penuh, padahal mungkin tidak menghasilkan.
Ia membuat kita merasa sudah maksimal, padahal mungkin belum menyentuh prioritas utama.
Maka kita perlu kembali bertanya:
Apa output strategis yang sedang dikejar?
Apa pekerjaan harian yang tetap harus dijaga?
Apa yang perlu dikurangi agar yang penting bisa dikerjakan?
Apa yang harus selesai agar target besar benar-benar bergerak?
Karena kerja keras saja tidak cukup.
Kerja keras harus diarahkan.
Dan produktivitas bukan tentang seberapa sibuk kita terlihat, tapi seberapa jelas hasil yang berhasil kita buat.
Leave a Reply