Masih dalam rangka menjawab bahan dari one on one.
Ada satu pertanyaan menarik tentang klien yang kurang tertib dalam melakukan pembayaran. Situasinya kira-kira begini: pembayaran sudah lewat jauh dari deadline, lalu kita push agar mereka segera menyelesaikan kewajibannya.
Masalahnya, klien merasa tersinggung.
Lalu muncul kekhawatiran: jangan-jangan karena kita menagih terlalu tegas, mereka jadi tidak retensi.
Ini situasi yang tidak enak. Karena di satu sisi, kita ingin menjaga hubungan baik dengan klien. Tapi di sisi lain, ada hak perusahaan yang belum dipenuhi.
Menurut saya, ini perlu dibedah dengan lebih jernih. Jangan sampai karena takut membuat orang lain tersinggung, kita jadi tidak melakukan hal yang memang seharusnya kita lakukan.
1. Jalankan Prosedurnya
Hal pertama yang penting adalah menjalankan prosedur dengan benar.
Kalau dalam MOU sudah tertulis deadline pembayaran, berarti itu adalah kesepakatan. Ketika deadline lewat, kita berhak mengingatkan. Kalau sudah diingatkan tapi belum ada penyelesaian, kita berhak menagih.
Tentu caranya tetap harus baik.
Bahasanya tetap profesional. Alurnya tetap rapi. Komunikasinya tetap dijaga. Tapi substansinya jelas: pembayaran adalah hak kita.
Karena kalau kita tidak melakukan apa yang seharusnya dilakukan, padahal itu menyangkut hak perusahaan, itu juga salah.
Apalagi kalau komunikasi dari klien tidak lancar, deadline sudah lewat, dan tanggung jawab itu terus menggantung.
Di awal kerja sama, klien biasanya juga bisa mendorong kita untuk cepat. Mereka butuh dokumen cepat. Butuh eksekusi cepat. Butuh laporan cepat. Butuh acara berjalan sesuai rencana.
Maka ketika masuk ke bagian hak kita, logikanya harus sama.
Kalau kewajiban kita bisa diminta tepat waktu, hak kita juga boleh ditagih tepat waktu.
Itu bukan kasar. Itu normal.
2. Tersinggung Itu Risiko Emosional
Hal kedua, soal klien yang tersinggung.
Ini memang masuk ke wilayah perasaan. Manusiawi kalau ada orang yang merasa tidak nyaman ketika ditagih. Bisa jadi egonya tersentuh. Bisa jadi merasa disudutkan. Bisa jadi tidak suka karena diingatkan tentang kewajiban yang belum diselesaikan.
Tapi kita juga perlu jujur: dihantui tagihan yang belum selesai juga tidak nyaman.
Setiap kali pekerjaan sudah dilakukan, laporan sudah diberikan, tanggung jawab sudah dijalankan, tapi pembayaran belum masuk, itu juga menyisakan beban pikiran untuk tim.
Jadi pilihannya bukan antara “klien tersinggung” atau “semua baik-baik saja”.
Pilihannya sering kali adalah: klien mungkin tersinggung karena ditagih, atau tim kita terus terbebani karena hak perusahaan belum dipenuhi.
Dua-duanya tidak ideal.
Tapi kalau harus memilih, menurut saya lebih baik kita menjalankan tugas penagihan dengan cara yang benar, meskipun ada risiko klien tidak nyaman.
Karena rasa tidak nyaman klien mungkin terjadi satu momen. Tapi rasa dihantui pembayaran yang belum selesai bisa berlangsung berbulan-bulan.
Apalagi kalau sudah enam bulan, tujuh bulan, bahkan mendekati setahun.
Itu bukan lagi sekadar administrasi. Itu sudah menjadi beban mental dan operasional.
3. Retensi Itu Risiko
Hal ketiga, soal kemungkinan klien tidak retensi.
Menurut saya, itu adalah risiko yang perlu diterima.
Kalau mereka tahu bahwa hanya kita yang bisa memberikan layanan, fleksibilitas, atau dispensasi sebesar itu, mungkin mereka akan kembali lagi.
Tapi kalau mereka tidak retensi karena tidak suka ditagih atas kewajiban yang sudah disepakati, mungkin itu juga bukan kehilangan yang sepenuhnya buruk.
Karena artinya kita dijauhkan dari klien yang tidak bisa berkomitmen pada perjanjian.
Kalau sejak awal memang ada kesulitan pembayaran, harusnya bisa dibicarakan dan dimasukkan dalam klausul. Misalnya termin pembayaran, toleransi waktu, atau skema lain yang lebih sesuai.
Tapi kalau di awal datang dengan kebutuhan mendesak, meminta banyak hal cepat, lalu ketika giliran membayar justru menunda-nunda, itu bukan relasi yang sehat.
Kerja sama yang baik harusnya dua arah.
Kita memenuhi kewajiban.
Mereka memenuhi kewajiban.
Kalau hanya satu pihak yang terus diminta memahami, lama-lama itu bukan kerja sama. Itu beban sepihak yang dibungkus hubungan baik.
Berdiri di Sisi yang Sama
Sebagai organisasi, kita perlu berdiri di sisi yang sama.
Jangan sampai ada tim yang sudah menjalankan SOP dengan benar, sudah mengingatkan, sudah menagih, sudah menjaga bahasa, tapi justru disalahkan karena klien merasa tersinggung.
Kalau prosedurnya benar, perusahaan harus support.
Karena kadang memang ada klien yang sulit. Ada klien yang tidak tertib. Ada klien yang hanya nyaman ketika kebutuhannya dipenuhi, tapi tidak nyaman ketika kewajibannya diingatkan.
Tugas kita bukan membuat semua orang selalu senang.
Tugas kita adalah menjaga kerja sama tetap profesional, adil, dan sesuai kesepakatan.
Maka menagih hak bukan sesuatu yang perlu membuat kita merasa bersalah.
Selama caranya benar, bahasanya baik, dan prosedurnya jelas, hak tetap hak.
Kalau klien tersinggung karena diminta memenuhi komitmen, mungkin yang perlu dievaluasi bukan keberanian kita menagih.
Tapi kualitas kerja sama yang sedang kita jalani.
Leave a Reply