Hari ini, di hari Kamis yang seperti biasa penuh kerjaan, saya sempat mengecek penulisan KPI, atau Key Performance Indicator.
Dari situ saya kembali ingat bahwa saat menyusun target untuk tim, sebenarnya kita bisa menulis banyak hal. Prinsipnya juga banyak. Framework-nya juga banyak. Istilahnya juga bisa dibuat keren. Tapi kadang justru masalahnya ada di hal yang paling dasar: penulisannya kurang tepat.
Dan ketika penulisannya kurang tepat, yang dibawa ke belakang juga jadi tidak tepat.
Karena KPI itu bukan sekadar tulisan yang ditaruh di sheet atau sistem. KPI itu nantinya dipakai untuk menilai tercapai atau tidak, dipakai untuk mengarahkan energi orang, dan pada akhirnya memengaruhi apakah kerja harian terasa masuk akal atau malah sekadar sibuk.
Ada tiga kesalahan yang cukup sering saya jumpai.
1. Tidak mengandung angka
Kesalahan pertama adalah targetnya tidak mengandung angka.
Padahal target itu sesuatu yang ingin dicapai. Kalau yang ingin dicapai tidak jelas berapanya, dalam kondisi seperti apa, dan finish-nya itu bentuknya apa, kita akan kesulitan membedakan mana yang berhasil dan mana yang belum.
Target itu dekat sekali dengan angka, karena angka membantu kita melihat progres. Sudah sampai mana? Tercapai berapa? Kurang berapa? Selesainya seperti apa?
Bahkan untuk hal yang kelihatannya sederhana seperti “project selesai”, sebenarnya tetap butuh angka. Selesai itu maksudnya apa? 100 persen? Kalau 100 persen, berarti itu juga angka.
Jadi kalau target tidak mengandung angka, atau bahkan tidak jelas satuannya, kita akan sulit menilai capaian dengan jernih.
2. Tidak bisa diukur
Kesalahan kedua adalah targetnya terdengar bagus, tapi belum ketemu cara mengukurnya.
Kadang ada KPI yang secara tulisan terlihat keren. Bahasanya rapi. Istilahnya canggih. Bahkan kadang terasa sangat modern karena pakai kata-kata yang sedang populer. Bisa jadi juga terlihat meyakinkan karena diambil dari AI atau dari contoh tempat lain.
Masalahnya, waktu diterapkan di tempat kerja kita, ternyata belum ada cara mengukurnya.
Nah, ini jadi PR. Karena kalau dari awal kita tidak punya penggarisnya, nanti di belakang kita akan terus berdebat: ini dianggap tercapai atau tidak? Ini sudah bagus atau belum? Ini layak dinilai seperti apa?
Menurut saya, target tidak harus selalu kuantitatif. Bisa juga kualitatif. Tapi apa pun bentuknya, cara ukurnya harus disepakati antara yang memberi target dan yang menjalankan target.
Jangan sampai KPI hanya terdengar fancy, tapi tidak bisa dipakai sebagai alat kerja yang nyata.
3. Tidak relevan ke atas
Kesalahan ketiga adalah KPI staf tidak relevan dengan target di atasnya.
Ini sering terjadi saat kita merasa yang penting setiap orang punya target dan terlihat sibuk. Padahal target yang baik harusnya punya hubungan dengan tujuan yang lebih besar. Harus ada relevansi dari bawah ke atas.
Bukan berarti semua peran harus direct sekali ke revenue atau ke target puncak. Tidak harus sekeras itu. Orang produk, misalnya, tidak harus dipaksa terlihat seperti sales. Itu malah bisa jadi mengada-ada.
Tapi kalau tidak ada hubungan sama sekali, itu juga bermasalah.
Harusnya apa pun pekerjaan orang, tetap ada pengaruhnya ke tujuan yang lebih besar. Mungkin bukan pengaruh yang langsung, tapi tetap signifikan. Jadi kerja yang dilakukan di bawah, di kanan, di kiri, atau di mana pun itu, tetap nyambung ke arah besar perusahaan.
Kalau tidak, KPI hanya jadi daftar kesibukan. Bukan alat penggerak organisasi.
Yang dicari bukan cuma angka
Menurut saya, tidak apa-apa kalau sekarang KPI yang ditulis masih kurang tepat. Justru itu bisa dibenahi.
Dan akan jauh lebih mudah membenahi KPI kalau kita tidak berhenti di kata-katanya saja, tapi mau mencari maknanya. Biar orang tidak cuma kejar angka, isi angka, dan selesai. Tapi paham kenapa angka itu ada.
Apakah KPI itu membuat orang lebih terarah?
Apakah membuat orang tertantang dengan sehat?
Apakah membuat pekerjaan terasa lebih bermakna?
Apakah benar membantu perusahaan jadi lebih baik?
Karena pada akhirnya, KPI yang baik bukan cuma yang bisa diisi. KPI yang baik adalah yang punya arti.
Kalau dari awal sudah tidak tepat, biasanya maknanya juga kabur. Tapi kalau dari awal ditulis dengan benar, lalu dijalankan dengan benar, biasanya angkanya bukan cuma jadi angka. Dia jadi alat bantu untuk tumbuh.