Hari ini saya ter-trigger oleh satu pertanyaan sederhana: apakah mengejar-ngejar tim untuk mengerjakan sesuatu itu pekerjaan yang layak?
Atau sebenarnya itu bagian dari tanggung jawab yang memang harus dijalankan sejak awal?
Pertanyaan ini muncul setelah mendengar cerita tentang ketidaknyamanan seseorang ketika harus terus menagih pekerjaan yang sebenarnya bukan pekerjaan utama tim lain, tetapi tetap penting untuk dijalankan.
Misalnya mengisi data.
Memperbarui tracker.
Mengirim laporan.
Mengisi form.
Mengikuti meeting.
Hal-hal seperti ini sering dianggap sebagai pekerjaan tambahan. Padahal kalau tidak dikerjakan, efeknya bisa panjang.
Akhirnya orang yang membutuhkan data berubah perannya menjadi penagih.
Kerjaannya bukan lagi menganalisis, mengambil keputusan, atau menyelesaikan masalah, tetapi mengejar-ngejar orang agar mengisi sesuatu yang seharusnya memang sudah menjadi tanggung jawabnya.
Dari situ saya menarik tiga refleksi.
1. Karyawan Tidak Hanya Bertanggung Jawab pada Job Desk Utama
Setiap orang memang punya pekerjaan utama.
Sales menjual.
Marketing membuat komunikasi.
Produk mengembangkan produk.
Finance mengurus keuangan.
Operasional menjalankan eksekusi.
Namun, dalam organisasi, pekerjaan seseorang tidak pernah berdiri sendirian.
Ada pekerjaan pendukung yang membuat fungsi utama itu bisa berjalan dengan baik.
Mengisi data mungkin bukan pekerjaan utama.
Namun, tanpa data yang diisi, orang lain tidak bisa membaca progres.
Membuat laporan mungkin bukan pekerjaan utama.
Namun, tanpa laporan, manajer tidak bisa mengambil keputusan.
Mengikuti meeting tertentu mungkin terasa bukan bagian dari output teknis.
Namun, tanpa koordinasi, pekerjaan bisa saling bertabrakan.
Masalahnya, kalau semua orang hanya mau mengerjakan job desk utama, organisasi akan kehilangan banyak perekat yang membuat pekerjaan bisa tersambung.
Maka perlu dijelaskan ulang bahwa tanggung jawab karyawan bukan hanya menyelesaikan tugas teknis yang terlihat langsung.
Tanggung jawab juga termasuk pekerjaan pendukung yang membuat pekerjaan utama bisa dipahami, diukur, dan dilanjutkan oleh orang lain.
2. Administrasi Bukan Pekerjaan Tambahan
Sering kali administrasi dianggap sebagai beban ekstra.
Seolah pekerjaan utamanya sudah selesai, lalu masih “ditambah” dengan mengisi data, membuat catatan, mengikuti prosedur, atau memberikan update.
Padahal dalam hubungan kerja, karyawan tidak hanya bertanggung jawab pada output teknis.
Ada aturan kantor.
Ada perintah kerja.
Ada kebutuhan administrasi.
Ada kewajiban mengikuti sistem yang sudah disepakati.
Kalau perusahaan mewajibkan update tracker, maka itu bukan pekerjaan tambahan. Itu bagian dari cara perusahaan menjalankan pekerjaan.
Kalau perusahaan meminta data tertentu, itu bukan gangguan. Itu bagian dari proses agar pekerjaan bisa dipantau dan dipertanggungjawabkan.
Kalau perusahaan meminta hadir di forum koordinasi tertentu, itu bukan sekadar undangan. Itu bagian dari mekanisme kerja.
Administrasi memang kadang tidak terlihat produktif secara langsung.
Namun, tanpa administrasi, banyak pekerjaan menjadi sulit dilacak.
Tanpa data, keputusan jadi berbasis feeling.
Tanpa dokumentasi, organisasi mudah lupa.
Tanpa update, orang lain harus menebak-nebak.
Jadi yang perlu diubah mungkin bukan hanya sistemnya, tetapi cara kita memandang administrasi.
Administrasi bukan pekerjaan sampingan.
Administrasi adalah bagian dari pekerjaan agar fungsi utama bisa berjalan lebih optimal.
3. Jangan Jadikan Reminder sebagai Sistem Utama
Mengingatkan orang itu wajar.
Menagih sesekali itu normal.
Namun, kalau sebuah pekerjaan hanya berjalan setelah dikejar berkali-kali, berarti ada masalah di sistem tanggung jawabnya.
Kita tidak bisa menjadikan reminder sebagai sistem utama.
Karena kalau semua hal harus ditagih, maka energi organisasi habis untuk mengejar, bukan menyelesaikan.
Orang yang harusnya memakai data jadi sibuk meminta data.
Orang yang harusnya mengambil keputusan jadi sibuk memastikan form terisi.
Orang yang harusnya menganalisis jadi sibuk bertanya, “Ini sudah di-update belum?”
Di titik tertentu, aturan main harus dinaikkan.
Apa yang wajib diisi?
Kapan harus diisi?
Siapa pemiliknya?
Apa konsekuensinya kalau tidak diisi?
Apa dampaknya bagi penilaian kerja?
Apa yang terjadi kalau keterlambatan dilakukan berulang?
Kalau semua ini tidak jelas, orang akan merasa pekerjaan pendukung itu opsional.
Dan kalau sudah dianggap opsional, biasanya yang terjadi adalah menunggu diingatkan.
Padahal tanggung jawab yang sehat tidak seharusnya bergantung pada siapa yang paling rajin menagih.
Bukan Tambahan, Tapi Bagian dari Fungsi
Mungkin tugas organisasi adalah memastikan orang tidak merasa setiap permintaan baru sebagai tambahan kerja yang mengganggu.
Namun, di saat yang sama, organisasi juga perlu menegaskan bahwa tidak semua hal di luar job desk utama berarti pekerjaan tambahan.
Beberapa hal memang bagian dari fungsi.
Mengisi data adalah bagian dari akuntabilitas.
Mengikuti meeting adalah bagian dari koordinasi.
Membuat laporan adalah bagian dari pertanggungjawaban.
Mengikuti aturan kantor adalah bagian dari profesionalisme.
Kalau pekerjaan pendukung ini tidak dikerjakan, pekerjaan utama orang lain bisa terganggu.
Jadi masalahnya bukan apakah menagih data itu pekerjaan yang layak atau tidak.
Masalahnya adalah kenapa sesuatu yang seharusnya menjadi tanggung jawab masih harus terus ditagih.
Mungkin ke depan, kita perlu lebih jelas sejak awal.
Bahwa bekerja di organisasi bukan hanya tentang menyelesaikan bagian sendiri.
Tetapi juga memastikan bagian sendiri cukup rapi untuk disambungkan dengan pekerjaan orang lain.