Saya mencoba mengembangkan sebuah framework proposal agar setiap inisiatif yang diajukan memiliki standar yang sama.
Di dalamnya ada pertanyaan tentang alasan inisiatif tersebut dibuat, tujuan yang ingin dicapai, indikator keberhasilannya, langkah pelaksanaannya, kebutuhan anggaran, sampai bagaimana hasilnya nanti dievaluasi.
Namun, respons terhadap format seperti ini kadang cukup sederhana: terlalu ribet.
Orang melihat proposal hanya sebagai dokumen tambahan yang harus diisi sebelum bisa mulai bekerja. Mereka merasa idenya sudah jelas, jadi kenapa masih harus menjawab banyak pertanyaan?
Padahal, fungsi proposal bukan sekadar menghasilkan dokumen.
Proposal seharusnya menjadi framework untuk menguji apakah cara berpikir kita tentang sebuah inisiatif sudah cukup matang.
1. Pertanyaan Esensial Harus Terjawab
Sebuah proposal yang baik sebenarnya hanya memaksa kita menjawab hal-hal paling mendasar.
Kenapa inisiatif ini perlu dilakukan? Masalah apa yang ingin diselesaikan? Hasil seperti apa yang ingin dicapai? Bagaimana kita tahu bahwa inisiatif ini berhasil? Dan apa saja yang harus dilakukan untuk sampai ke sana?
Pertanyaan tersebut mungkin terdengar sederhana.
Namun, banyak inisiatif langsung masuk ke pembahasan teknis sebelum fondasinya benar-benar jelas. Kita sudah sibuk membicarakan konsep acara, desain materi, pembagian tugas, atau jumlah anggaran, tetapi belum sepenuhnya sepakat tentang masalah yang ingin diselesaikan.
Akibatnya, tim bisa sangat sibuk mengeksekusi sesuatu tanpa benar-benar tahu esensi yang sedang dikejar.
Ketika hasilnya tidak sesuai harapan, kita juga kesulitan mengevaluasi. Bukan hanya karena pelaksanaannya kurang baik, tetapi sejak awal ukuran keberhasilannya memang tidak pernah ditentukan.
Proposal membantu memastikan bahwa sebelum berlari, kita sudah tahu ke mana arahnya.
2. Format Memaksa Kita Berpikir Runut
Ketika sedang bersemangat dengan sebuah ide, kita mudah melompat ke kesimpulan.
Kita sudah membayangkan hasil akhirnya, respons orang lain, atau betapa menariknya inisiatif tersebut ketika dijalankan. Karena ingin bergerak cepat, kita langsung membicarakan bentuk eksekusinya.
Padahal, beberapa langkah sebelumnya belum tentu selesai.
Apakah masalahnya benar-benar ada? Apakah inisiatif ini menjadi solusi yang tepat? Siapa yang bertanggung jawab? Apa yang harus dikorbankan? Dan apakah organisasi punya kapasitas untuk menjalankannya?
Template proposal membantu kita berpikir secara berurutan.
Bukan karena semua ide harus diperlambat, tetapi agar kecepatannya tidak membuat kita melewatkan hal yang penting.
Cepat mengambil tindakan memang terlihat produktif. Namun, tindakan yang dimulai dari asumsi yang salah hanya membuat kita sampai lebih cepat ke masalah berikutnya.
Framework yang baik membantu energi dan antusiasme bertemu dengan logika yang lebih matang.
3. Standar Menyamakan Cara Berpikir
Setiap orang punya cara berpikir yang berbeda.
Ada orang yang sangat sederhana. Ia hanya menuliskan inti ide dan merasa bagian lainnya bisa dipikirkan sambil berjalan. Akibatnya, banyak langkah penting terlewat.
Ada juga orang yang berpikir sangat rumit. Ia memasukkan terlalu banyak detail, skenario, dan pertimbangan sampai inisiatifnya tidak kunjung dimulai.
Tanpa format yang sama, kualitas proposal akhirnya sangat bergantung pada gaya berpikir orang yang mengajukannya.
Ada yang terlalu menyepelekan. Ada yang terlalu overthinking.
Framework membantu menentukan seberapa jauh sebuah ide perlu dipikirkan sebelum dijalankan. Tidak terlalu sedikit hingga ceroboh, tetapi juga tidak terlalu banyak hingga kehilangan momentum.
Dengan standar yang sama, setiap inisiatif melalui pertanyaan dasar yang sama. Penilaiannya pun menjadi lebih adil karena tidak bergantung pada siapa yang paling pandai membuat presentasi atau siapa yang paling meyakinkan ketika berbicara.
Standar bukan dibuat untuk menyeragamkan semua ide.
Standar dibuat agar semua ide diuji dengan kedalaman yang cukup.
Benar Tidak Selalu Terasa Mudah
Perubahan dari menyampaikan ide melalui chat menjadi mengisi proposal tentu bisa terasa merepotkan.
Sebelumnya, orang cukup mengirim beberapa kalimat lalu menunggu respons. Sekarang, mereka harus menjelaskan konteks, tujuan, ukuran keberhasilan, kebutuhan resource, dan berbagai pertimbangan lainnya.
Namun, persoalannya bukan sekadar kita terbiasa atau tidak terbiasa.
Ada hal-hal yang memang perlu dilakukan dengan benar, meskipun pada awalnya terasa lebih panjang.
Sedikit kerepotan sebelum inisiatif berjalan bisa mencegah jauh lebih banyak kerepotan ketika eksekusinya sudah telanjur berjalan.
Proposal bukan dibuat untuk mempersulit orang yang punya ide.
Ia dibuat agar ide yang bagus tidak rusak karena fondasinya lemah, tanggung jawabnya kabur, atau ukuran keberhasilannya tidak pernah jelas.
Pada akhirnya, dokumennya mungkin hanya beberapa halaman.
Namun, nilai utamanya bukan pada halaman tersebut. Nilainya ada pada proses berpikir yang terjadi ketika kita mengisinya.
Karena proposal yang baik bukan hanya menjelaskan apa yang ingin kita lakukan.
Ia membantu kita memastikan bahwa hal tersebut memang layak dilakukan.