Ketika menyusun planning di tengah tahun, biasanya ada dorongan untuk mengejar banyak ketertinggalan sekaligus.
Kita melihat target yang belum tercapai, waktu yang semakin pendek, lalu mulai menyusun langkah-langkah yang lebih besar. Strateginya ditambah, programnya diperbanyak, dan ekspektasinya dinaikkan.
Di atas kertas, semuanya terlihat menjanjikan.
Namun, ada satu hal yang sering luput: apakah kapasitas tim kita cukup untuk menjalankannya?
Kadang-kadang masalah sebuah planning bukan pada idenya. Masalahnya adalah rencana tersebut terlalu besar untuk ditangani oleh sumber daya yang tersedia.
1. Plan Harus Memikirkan Eksekusi
Sebuah planning seharusnya tidak hanya menjawab apa yang ingin dicapai.
Ia juga harus menjawab siapa yang akan menjalankannya, berapa banyak waktu yang dibutuhkan, kompetensi apa yang diperlukan, serta pekerjaan apa yang harus dikurangi agar rencana tersebut mendapat ruang.
Kadang kita terlalu fokus membuat strategi yang terlihat bagus, tetapi tidak cukup memikirkan bagaimana strategi itu akan hidup dalam pekerjaan sehari-hari.
Padahal, kalau tidak ada orang yang memegang, tidak ada waktu untuk menjalankan, atau satu orang harus menangani terlalu banyak hal, planning tersebut sebenarnya sudah bermasalah sejak awal.
Ada dua cara melihatnya. Kita bisa menyusun plan sesuai kapasitas tim yang sekarang, atau kita membangun kapasitas baru agar mampu menjalankan plan yang lebih besar.
Yang tidak bisa dilakukan adalah mempertahankan plan besar sambil berpura-pura bahwa kapasitas tim tidak punya batas.
2. Ketimpangan Melahirkan Prioritas
Ketika plan terlalu besar dan kapasitas terlalu kecil, kita harus memilih.
Apakah plannya yang diperkecil, atau kapasitasnya yang diperbesar?
Di sinilah prioritas menjadi penting.
Tidak semua hal harus dilakukan dalam waktu yang sama. Kita perlu menentukan mana yang paling mendesak, mana yang paling berdampak, mana yang bisa ditunda, dan mana yang sebaiknya tidak dikerjakan sama sekali.
Membesarkan kapasitas juga tidak selalu berarti langsung menambah orang. Kita bisa menyederhanakan proses, mengurangi pekerjaan yang tidak penting, menggunakan teknologi, memindahkan tanggung jawab, atau memperjelas fokus.
Kalau ketimpangan ini dibiarkan, dampaknya cukup mudah ditebak.
Planning tidak selesai, tim kelelahan, pekerjaan rutin terganggu, dan tujuan besar yang ingin dikejar justru semakin sulit tercapai.
Kadang kita menyebut tim tidak mampu mengeksekusi. Padahal, sejak awal kita memberi mereka lebih banyak barang daripada yang bisa dibawa.
3. Gunakan Catatan Masa Lalu
Salah satu cara terbaik untuk menyusun planning yang lebih realistis adalah menggunakan catatan historis.
Kita perlu tahu inisiatif apa yang pernah dicoba, berapa besar usaha yang dibutuhkan, siapa saja yang terlibat, berapa lama hasilnya muncul, dan apa yang membuatnya berhasil atau gagal.
Kalau sebuah pendekatan sudah pernah berjalan dan terbukti menghasilkan sesuatu, kita bisa mempertimbangkan untuk membesarkannya. Risikonya relatif lebih kecil karena kita tidak benar-benar memulai dari nol.
Sebaliknya, ketika ingin merintis sesuatu yang baru, kita harus lebih jujur terhadap kebutuhan resource dan komitmennya.
Eksperimen baru tetap penting. Namun, kita harus jelas: berapa banyak waktu, biaya, orang, dan perhatian yang benar-benar bersedia kita alokasikan?
Jangan menyebut sesuatu sebagai prioritas baru kalau orang yang mengerjakannya tetap dibebani seluruh prioritas lama.
Jangan Hanya Bagus di Kertas
Plan terbaik bukan selalu plan yang paling besar, paling ramai, atau paling ambisius.
Plan terbaik adalah plan yang benar-benar bisa dijalankan.
Hasil akhirnya mungkin sangat berhasil, cukup berhasil, atau bahkan tidak sesuai harapan. Namun, setidaknya kita punya sesuatu yang benar-benar dieksekusi, dipelajari, dan bisa dievaluasi.
Sebaliknya, planning yang sejak awal tidak mempertimbangkan kapasitas biasanya akan berakhir tanpa pemilik yang jelas. Atau ada yang memegang, tetapi terlalu banyak hal yang harus ditangani sampai tidak ada satu pun yang bisa diselesaikan dengan baik.
Menavigasi bisnis bukan hanya tentang menentukan seberapa jauh kita ingin pergi.
Kita juga harus melihat kendaraan yang dipakai, bahan bakar yang tersedia, dan siapa yang akan mengemudikannya.
Karena strategi yang terlihat hebat di atas kertas belum tentu menjadi strategi yang baik.
Kadang, ia hanya menjadi daftar ambisi yang belum menemukan cara untuk berjalan.