Hari ini kita angkat satu topik lagi tentang masalah yang sering terjadi di organisasi.
Topiknya adalah kesalahan dalam membuat KPI.
Masalahnya begini: KPI dibuat dari job desk, tapi dampaknya tidak terlihat.
Misalnya, seseorang punya job desk melakukan X. Lalu KPI-nya juga ditulis: melakukan X. Selesai.
Tapi tidak dijelaskan X itu harus seberapa banyak, seberapa bagus, seberapa akurat, seberapa tepat waktu, dan dampak apa yang diharapkan setelah pekerjaan itu selesai.
Akhirnya KPI hanya menjadi daftar pekerjaan.
Yang penting ada KPI. Yang penting terlihat sudah ada ukuran. Yang penting bisa dicentang ketika evaluasi.
Padahal kalau KPI hanya mengulang job desk, kita jadi kehilangan manfaat terbesar dari KPI itu sendiri: membantu kita memahami apakah pekerjaan benar-benar dilakukan dengan baik dan berdampak.
Menurut saya, ada tiga hal yang perlu diperhatikan.
1. KPI Harus Melengkapi Job Desk
Hal pertama, KPI harusnya menjadi standar apakah seseorang dianggap worth it dalam posisi tertentu.
Job desk menjelaskan apa yang harus dikerjakan.
Tapi KPI harus menjelaskan bagaimana pekerjaan itu dinilai berhasil.
Kalau job desk seseorang adalah membuat konten, KPI-nya tidak cukup hanya “membuat konten”. Karena itu hanya mengulang pekerjaannya.
Pertanyaannya harus dilanjutkan.
Kontennya berapa banyak?
Kualitasnya seperti apa?
Harus selesai kapan?
Dipublikasikan di kanal mana?
Dampak apa yang diharapkan?
Di sinilah KPI melengkapi job desk.
Job desk memberi arah tugas. KPI memberi standar performa.
Kalau tidak ada standar, seseorang bisa saja merasa sudah bekerja karena tugasnya dilakukan. Tapi perusahaan tetap sulit menilai apakah pekerjaan itu sudah dilakukan dengan cukup baik, cukup tepat, dan cukup berdampak.
KPI bukan sekadar daftar aktivitas.
KPI adalah alat untuk menjawab: apakah pekerjaan ini sudah memenuhi ekspektasi peran?
2. KPI Perlu Standar Kualitas
Hal kedua, KPI perlu memberi standar yang lebih jelas.
Kalau kita ingin seseorang melakukan sebuah pekerjaan, kita perlu tahu ekspektasinya seperti apa.
Bisa dari sisi kualitas.
Bisa dari sisi akurasi.
Bisa dari sisi kecepatan.
Bisa dari sisi ketepatan waktu.
Bisa dari sisi konsistensi.
Bisa dari sisi kepatuhan terhadap SOP.
Misalnya pekerjaan membuat laporan.
KPI-nya bukan hanya “membuat laporan”. Tapi bisa diperjelas menjadi laporan dikirim tepat waktu, data akurat, format sesuai standar, insight utama terbaca, dan tidak perlu revisi berulang untuk kesalahan yang sama.
Atau pekerjaan upload konten.
KPI-nya bukan hanya “upload konten”. Tapi bisa mencakup jumlah konten, ketepatan jadwal, kesesuaian brief, kualitas copy, visual yang sesuai guideline, dan minim typo.
Dengan begitu, KPI tidak hanya menjadi bukti bahwa pekerjaan dilakukan.
Tapi juga menjadi standar bahwa pekerjaan dilakukan dengan kualitas yang diharapkan.
Karena dalam organisasi, selesai saja tidak selalu cukup.
Selesai dengan benar, tepat waktu, dan sesuai harapan itu yang lebih penting.
3. KPI Harus Terhubung ke Output dan Dampak
Hal ketiga, KPI juga perlu melihat output dan dampaknya.
Pekerjaan selesai, lalu apa?
Ini pertanyaan penting.
Karena sering kali KPI dibuat hanya sampai level aktivitas. Seseorang melakukan sesuatu, lalu dianggap performanya tercapai.
Padahal belum tentu aktivitas itu menghasilkan output yang diharapkan.
Kalau konten diunggah, apakah pesannya tersampaikan?
Kalau leads dikumpulkan, apakah kualitasnya sesuai?
Kalau event dilakukan, apakah ada peserta yang relevan?
Kalau laporan dibuat, apakah membantu pengambilan keputusan?
Kalau follow up dilakukan, apakah ada progres percakapan?
KPI yang baik harus punya kesinambungan dengan ending yang diharapkan.
Bukan berarti semua KPI harus langsung revenue. Tapi harus jelas kontribusinya terhadap tujuan yang lebih besar.
Kalau tidak, KPI bisa menjadi syarat bare minimum saja.
Yang penting kerja.
Yang penting ada aktivitas.
Yang penting checklist selesai.
Tapi ketika ditanya dampaknya, tidak ada yang bisa menjelaskan.
Di sinilah KPI perlu naik kelas.
Dari sekadar aktivitas, menjadi alat untuk membaca performa.
Dari sekadar “sudah dikerjakan”, menjadi “apa hasilnya dan apa dampaknya”.
KPI Harus Jadi Alat Ukur, Bukan Hiasan
Saya percaya, punya KPI tentu lebih baik daripada tidak punya KPI sama sekali.
Tapi membuat KPI yang lebih baik juga penting.
Jangan sampai organisasi merasa sudah punya sistem evaluasi hanya karena setiap orang punya KPI, padahal KPI-nya tidak membantu membaca performa secara nyata.
KPI yang baik harus melengkapi job desk.
KPI yang baik harus punya standar kualitas.
KPI yang baik harus terhubung dengan output dan dampak.
Karena KPI bukan sekadar formalitas.
KPI harus menjadi alat untuk mengukur apakah seseorang benar-benar menjalankan perannya dengan worth it dalam suatu strategi.
Kalau KPI hanya mengulang job desk, kita hanya tahu orang itu bekerja.
Tapi kalau KPI dirancang dengan baik, kita bisa tahu apakah pekerjaannya bernilai.
Dan dalam organisasi, yang dibutuhkan bukan hanya orang yang mengerjakan sesuatu.
Tapi orang yang pekerjaannya membantu tujuan besar benar-benar bergerak.