Setelah banyak break sepanjang Piala Dunia, saatnya kembali berkarya.
Piala Dunianya memang belum selesai, tapi ya kita gaskan saja. Kali ini saya ingin mulai dengan format yang lebih sederhana: mencari problem yang sering terjadi, lalu mencoba melihat solusinya.
Problem pertama: tim sering bilang kurang koordinasi, tapi tidak jelas koordinasi seperti apa.
Ini masalah yang cukup jamak terjadi.
Ketika ditanya apa masalahnya, jawabannya: kurang koordinasi. Tapi ketika di-follow up lebih lanjut, koordinasi yang dimaksud apa, dengan siapa, di bagian mana, dan harusnya seperti apa, jawabannya sering tidak jelas.
Akhirnya “kurang koordinasi” menjadi kalimat sapu jagat.
Bisa dipakai untuk menjelaskan semua masalah, tapi tidak selalu membantu menyelesaikan masalah.
Padahal kalau memang koordinasi adalah masalahnya, harusnya bisa dijelaskan bentuk kurangnya di mana. Apakah informasinya telat? Apakah PIC tidak jelas? Apakah deadline tidak disepakati? Apakah update tidak diberikan? Atau apakah orang-orang hanya saling menunggu tanpa membuka komunikasi?
Menurut saya, ada tiga perspektif yang bisa dipakai untuk melihat masalah ini.
1. Menyalahkan Koordinasi Sering Mengamankan Posisi
Koordinasi jelas bukan pekerjaan satu orang.
Koordinasi melibatkan dua, tiga, empat pihak, bahkan lebih. Karena itu, ketika seseorang bilang “kurang koordinasi”, kalimat itu bisa terasa aman.
Kenapa aman?
Karena kesalahannya jadi menyebar.
Bukan saya yang salah. Bukan kamu yang salah. Bukan dia yang salah. Pokoknya kita kurang koordinasi.
Di satu sisi, kalimat itu bisa terdengar netral. Tapi di sisi lain, bisa juga menjadi cara halus untuk menghindari tanggung jawab personal.
Orang lebih mudah menyalahkan pihak lain atau sistem komunikasi ketika sesuatu tidak berjalan baik. Padahal bisa jadi ada bagian yang sebenarnya bisa dia lakukan, tapi tidak dilakukan.
Kalau koordinasi buruk, pertanyaannya bukan hanya “siapa yang tidak mengoordinasikan?”
Tapi juga: “apa yang sudah saya lakukan untuk memperjelas koordinasi itu?”
Karena dalam kerja tim, kita tidak bisa terus berlindung di balik kalimat yang terlalu umum.
2. Kalau Merasa Kurang, Harusnya Follow Up
Hal kedua, sering kali koordinasi yang diharapkan memang tidak berjalan, tapi orang yang merasa kurang koordinasi juga tidak melakukan apa-apa.
Padahal kalau kita merasa ada yang kurang jelas, langkah paling sehat adalah memperjelas.
Siapa melakukan apa?
Deadline-nya kapan?
Update-nya dikirim ke mana?
Keputusan terakhirnya apa?
Kalau ada hambatan, siapa yang harus dihubungi?
Hal-hal seperti ini bisa ditanyakan.
Kalau merasa koordinasi kurang, bukan berarti kita hanya menunggu orang lain membetulkan semuanya. Kita juga bisa ikut membuka jalur komunikasi.
Karena koordinasi bukan hanya menunggu diundang meeting. Koordinasi juga berarti aktif memastikan pekerjaan tidak jatuh di area abu-abu.
Kadang masalahnya bukan karena tidak ada koordinasi sama sekali.
Tapi karena semua orang merasa sudah tahu, padahal belum tentu. Semua orang merasa sudah menyampaikan, padahal belum jelas. Semua orang merasa sudah ada yang memegang, padahal ternyata tidak ada yang benar-benar mengambil alih.
Di situ follow up menjadi penting.
Kalau ada yang tidak jelas, tanyakan. Kalau ada yang menggantung, tarik kejelasannya. Kalau ada yang belum ditentukan, bantu dorong agar diputuskan.
Jangan cuma bilang kurang koordinasi, lalu ikut membiarkan kekurangannya tetap terjadi.
3. Koordinasi Tidak Harus Meeting Panjang
Hal ketiga, koordinasi tidak harus selalu dalam bentuk meeting panjang.
Kadang orang membayangkan koordinasi harus formal, terstruktur, ada undangan kalender, semua orang hadir, lalu dibahas satu per satu.
Tentu ada situasi yang memang butuh meeting.
Tapi tidak semua koordinasi harus sebesar itu.
Kadang koordinasi bisa selesai lewat chat.
Kadang cukup dengan update singkat.
Kadang cukup dengan menandai orang yang relevan.
Kadang cukup dengan menulis, “Saya handle bagian ini, deadline besok sore, kalau ada revisi kabari sebelum jam 12.”
Sederhana.
Masalahnya, karena kita membayangkan koordinasi harus selalu formal, akhirnya kita menunggu waktu kosong. Menunggu semua orang bisa. Menunggu meeting dijadwalkan. Menunggu forum yang ideal.
Padahal masalahnya bisa diselesaikan dengan komunikasi kecil yang cepat.
Koordinasi yang baik bukan soal panjangnya forum.
Tapi soal kejelasan pesan, peran, waktu, dan tindak lanjut.
Kalau itu bisa selesai lewat chat, ya lakukan lewat chat.
Jangan membuat koordinasi terasa berat sampai akhirnya tidak dilakukan sama sekali.
Kurang Koordinasi Jangan Jadi Alasan Abadi
Menurut saya, kalau tiga hal ini dilakukan dengan benar, alasan “kurang koordinasi” bisa diuji dengan lebih jernih.
Apakah benar koordinasinya kurang?
Atau sebenarnya kita tidak mau menyebut masalahnya dengan spesifik?
Apakah benar tidak ada ruang komunikasi?
Atau sebenarnya kita tidak melakukan follow up?
Apakah benar butuh meeting besar?
Atau sebenarnya cukup chat pendek tapi jelas?
Koordinasi memang penting. Tapi jangan sampai kata koordinasi menjadi tempat persembunyian.
Kalau kurang, perjelas.
Kalau belum ada, mulai.
Kalau ada yang menggantung, follow up.
Kalau bisa lewat chat, jangan tunggu meeting panjang.
Kerja tim butuh saling percaya, membuka komunikasi, dan tidak mudah punya pandangan buruk ke orang lain.
Karena sering kali masalah koordinasi bukan hanya soal tidak ada informasi.
Tapi soal tidak ada yang mau mengambil langkah pertama untuk memperjelas keadaan.