Hari ini adalah hari besar outing satu kantor ke luar kota.
Akhirnya kami bisa berkumpul bersama di satu titik, bertemu satu kantor dalam suasana yang berbeda dari biasanya. Bukan meeting online, bukan chat kerja, bukan update task, tapi benar-benar jalan bersama.
Nama acaranya TreeFeeling.
Pelesetan dari traveling, karena memang rencananya kami akan muter-muter ke banyak titik. Dari hutan, pantai, gunung, sampai kota. Banyak tempat yang ingin dikunjungi. Banyak suasana yang ingin dirasakan. Karena itu, konsepnya bukan sekadar outing, tapi perjalanan bersama untuk saling mengenal, memahami, dan merasakan pengalaman yang sama.
Tapi dari hari pertama ini, ada beberapa hal yang langsung terasa perlu dievaluasi.
Saya taruh evaluasinya di depan, biar tidak lupa. Karena kadang acara yang niatnya senang-senang pun tetap butuh keberanian untuk mengakui bagian yang belum baik.
1. Rundown Harus Lebih Realistis
Hal pertama yang paling terasa adalah soal rundown.
Saya merasa sedikit banyak bersalah kepada teman-teman, karena ketika menyusun rundown, saya tidak cukup memperhitungkan jarak tempuh dan durasi di setiap titik.
Di atas kertas, semua tempat terlihat bisa dikunjungi.
Titik A, lalu titik B, lalu titik C, lalu lanjut lagi. Kelihatannya rapi. Kelihatannya seru. Kelihatannya bisa.
Tapi begitu dijalani, ternyata rasanya cukup chaos.
Rundown terlalu padat untuk satu hari yang sama. Akhirnya dari satu titik ke titik lain terasa terburu-buru. Belum sempat benar-benar menikmati, sudah harus siap pindah. Belum sempat istirahat, sudah harus lanjut lagi. Belum sempat senang-senang dengan tenang, sudah harus mengejar agenda berikutnya.
Ini jadi pelajaran penting.
Ketika membuat rundown, kita tidak cukup hanya menulis tempat dan jam. Kita perlu menghitung berapa lama orang akan menikmati satu titik, berapa lama mereka butuh istirahat, berapa lama proses kumpul, berapa lama pindah, dan berapa besar kemungkinan molornya.
Karena outing bukan sekadar menyelesaikan daftar tempat.
Outing juga harus memberi ruang untuk bernapas.
2. Jarak Tidak Boleh Diremehkan
Hal kedua adalah soal jarak.
Dalam acara jalan-jalan, jarak antar titik adalah faktor yang sangat menentukan. Kita harus punya cukup wisdom untuk menilai apakah satu destinasi ke destinasi lain benar-benar masuk akal.
Di peta mungkin tertulis satu jam.
Tapi di lapangan, satu jam bisa jadi satu setengah jam. Apalagi kalau kendaraannya besar, jalannya tidak selalu mudah, orangnya banyak, ada yang perlu mampir, ada proses naik turun, ada waktu tunggu, dan ada momen kumpul yang tidak bisa secepat bayangan.
Jadi tidak bisa serta-merta merasa semua titik bisa dicapai hanya karena terlihat dekat di maps.
Jarak harus dibaca dengan lebih manusiawi.
Bukan hanya jarak kendaraan, tapi juga jarak energi.
Apakah peserta masih kuat?
Apakah mereka masih menikmati?
Apakah pindah tempat ini akan membuat acara lebih menyenangkan atau justru makin melelahkan?
Apakah lebih baik mengunjungi banyak titik secara terburu-buru, atau lebih sedikit titik tapi lebih maksimal?
Pertanyaan seperti ini harus masuk sejak awal perencanaan.
Karena dalam outing, yang ingin dicapai bukan hanya sampai di lokasi. Tapi juga sampai dengan kondisi yang masih bisa menikmati.
3. Fasilitas Harus Mengikuti Kondisi Peserta
Hal ketiga adalah fasilitas.
Ketika konsepnya traveling, orang pasti membawa barang. Ada koper, tas, perlengkapan pribadi, dan kebutuhan selama perjalanan.
Kalau tempat menginapnya membutuhkan banyak perpindahan, jauh dari akses kendaraan, atau bahkan harus melewati tangga-tangga sambil membawa koper, itu bisa menjadi masalah besar.
Menurut saya, bagian ini cukup fatal.
Karena peserta sudah capek setelah perjalanan panjang, diajak muter-muter ke banyak titik, lalu masih harus membawa barang bawaan yang berat. Kalau fasilitas tidak mendukung, outing yang harusnya menyenangkan bisa berubah menjadi tambahan beban.
Dalam acara seperti ini, fasilitas harus mengikuti kondisi peserta.
Bukan hanya soal tempatnya bagus atau tidak. Tapi apakah tempat itu mudah diakses? Apakah koper bisa dibawa dengan wajar? Apakah peserta yang sudah lelah bisa beristirahat dengan nyaman? Apakah alurnya tidak menambah capek?
Kadang hal-hal kecil seperti akses, tangga, jarak kamar, dan barang bawaan bisa sangat mempengaruhi pengalaman keseluruhan.
Karena orang yang lelah tidak hanya butuh tempat tidur.
Mereka butuh perjalanan yang tidak membuat capeknya bertambah berkali-kali lipat.
Evaluasi Bukan untuk Menyalahkan
Tiga hal ini adalah catatan paling jelas dari hari pertama TreeFeeling.
Rundown terlalu padat.
Jarak perlu dihitung lebih realistis.
Fasilitas harus lebih memperhatikan kondisi peserta.
Tentu ini bukan untuk menyalahkan siapa-siapa. Justru ini bagian dari belajar membuat acara yang lebih baik.
Karena ketika mengadakan outing satu kantor, tantangannya bukan hanya membuat acara terlihat seru. Tantangannya adalah membuat semua orang benar-benar bisa menikmati.
Kita perlu menyiapkan agenda yang punya ruang napas.
Kita perlu memilih titik yang masuk akal.
Kita perlu memastikan fasilitas tidak menjadi beban tambahan.
Semoga evaluasi hari pertama ini bisa jadi pembenahan untuk hari-hari berikutnya dan acara selanjutnya.
Karena perjalanan bersama yang baik bukan hanya tentang banyaknya tempat yang dikunjungi.
Tapi tentang bagaimana semua orang bisa pulang dengan cerita yang menyenangkan, bukan hanya rasa lelah yang panjang.