Hari 197: Dari Feeling ke Fakta

Salah satu tantangan ketika organisasi ingin menjadi lebih data oriented adalah ternyata tidak semua hal mudah diukur.

Di atas kertas, kita bisa menyebut banyak data yang ingin diketahui. Berapa retensi pelanggan? Berapa upsell yang terjadi? Intervensi apa yang paling efektif? Berapa banyak pekerjaan yang benar-benar menghasilkan dampak?

Pertanyaannya terlihat menarik.

Namun, ketika mulai mencari jawabannya, kita baru sadar bahwa datanya belum tersedia, tidak tercatat dengan baik, atau setiap orang punya cara sendiri dalam mengisinya.

Akhirnya, keinginan menjadi data oriented berhenti karena merasa prosesnya terlalu sulit.

Padahal, kesulitan mengukur bukan alasan untuk meninggalkan sesuatu yang memang penting.

1. Jangan Meninggalkan Data Penting

Kalau sejak awal kita tahu sebuah data penting untuk pengambilan keputusan, kita tidak boleh langsung mengabaikannya hanya karena cara mengukurnya belum sempurna.

Solusinya bukan berhenti mengukur.

Solusinya adalah mencari parameter yang paling mungkin digunakan sekarang.

Kalau ukuran ideal belum tersedia, kita bisa mulai dari indikator yang paling dekat. Kalau belum pernah dicatat, kita mulai mencatat dari hari ini. Kalau sistemnya belum sempurna, kita pakai cara sederhana yang konsisten terlebih dahulu.

Memang hasil awalnya mungkin belum lengkap.

Namun, data yang belum sempurna tetapi dikumpulkan dengan cara yang jelas tetap lebih berguna daripada tidak punya catatan sama sekali.

Yang perlu dihindari adalah terus menunggu sistem ideal sampai akhirnya tidak pernah memulai.

Cara mengukur bisa diperbaiki sambil berjalan. Tetapi kebiasaan mencatat harus dimulai lebih dulu.

2. Data Harus Punya Standar

Data tidak cukup hanya dikumpulkan.

Data juga harus bisa dipercaya.

Jawabannya tidak boleh hanya berdasarkan ingatan, perkiraan, atau perasaan orang yang mengisi. Harus ada record, database, dokumen, atau sumber yang memang diperbarui secara berkala.

Cara pengisiannya juga harus seragam.

Kalau satu orang menyebut leads aktif sebagai semua orang yang pernah dihubungi, sementara orang lain hanya menghitung yang sudah merespons, maka angkanya tidak bisa dibandingkan.

Kelihatannya sama-sama mengisi data. Namun, sebenarnya mereka sedang mengukur hal yang berbeda.

Karena itu, setiap indikator perlu punya definisi, sumber data, cara hitung, waktu pembaruan, dan penanggung jawab yang jelas.

Data yang baik bukan sekadar angka.

Ia adalah angka yang dihasilkan melalui cara yang konsisten.

Kalau cara mengisinya berubah tergantung siapa yang mengerjakan, hasilnya bukan data. Itu hanya kumpulan pendapat dalam bentuk angka.

3. Data Harus Mengubah Keputusan

Masalah berikutnya adalah ketika data sudah dikumpulkan, tetapi tidak pernah benar-benar digunakan.

Tim sibuk mengisi tracker, memperbarui dashboard, dan menyusun laporan. Setelah itu, semuanya hanya menjadi bahan setor kepada atasan.

Padahal, tujuan utama data bukan membuat pekerjaan administratif bertambah.

Data seharusnya membantu kita mengambil keputusan yang lebih baik.

Apa yang perlu diteruskan? Apa yang harus dihentikan? Mana yang butuh resource tambahan? Apakah masalahnya berasal dari strategi, eksekusi, atau target yang sejak awal tidak realistis?

Tanpa data, kita lebih mudah bergantung pada intuisi, ingatan, dan asumsi.

Intuisi tetap punya tempat. Namun, intuisi akan jauh lebih kuat ketika berdiri di atas fakta yang cukup.

Data memberi baseline.

Ia membantu kita membedakan antara sesuatu yang benar-benar terjadi dengan sesuatu yang hanya terasa terjadi.

Pengalaman Harus Menjadi Catatan

Mengumpulkan data memang bisa terasa melelahkan.

Kita bisa overthinking menentukan apa saja yang perlu diukur. Pekerjaan juga terasa bertambah karena setiap aktivitas harus dicatat, dirapikan, dan diperbarui.

Namun, tanpa dokumentasi, organisasi hanya melewati pengalaman tanpa benar-benar belajar darinya.

Kita mungkin pernah melakukan banyak eksperimen, menghadapi banyak masalah, dan menemukan beberapa cara yang berhasil. Tetapi kalau semuanya hanya tersimpan di kepala orang, pembelajaran itu mudah hilang.

Ketika orangnya pindah, pengetahuannya ikut pergi. Ketika situasinya terulang, kita kembali menebak dari awal.

Ada ungkapan bahwa pengalaman adalah guru terbaik.

Menurut saya, itu hanya benar kalau pengalamannya dicatat, dibaca kembali, dan digunakan untuk memperbaiki keputusan berikutnya.

Kalau tidak, pengalaman hanya menjadi kejadian yang pernah lewat.

Data memang tidak selalu mudah ditemukan.

Namun, organisasi yang ingin bertumbuh harus belajar mengubah kejadian menjadi catatan, catatan menjadi pembelajaran, dan pembelajaran menjadi keputusan.

Karena tanpa data, kita mungkin tetap bergerak.

Kita hanya tidak benar-benar tahu apakah sedang maju atau sekadar berputar.