Kita coba cari lagi masalah yang sering terjadi di organisasi, lalu mencari perspektif untuk melihatnya.
Masalah kali ini adalah: ketika inisiatif terlalu banyak dari setiap divisi atau setiap tim, akhirnya justru banyak yang tidak jalan.
Ini masalah klasik.
Ketika orang ditanya, “Kita bisa melakukan apa?” biasanya akan muncul banyak sekali ide. Ide-ide brilian, menarik, kreatif, dan kelihatannya menjanjikan.
Di awal, semua terasa seru.
Ada banyak kemungkinan. Ada banyak rencana. Ada banyak inisiatif yang seolah bisa membuat organisasi bergerak lebih cepat.
Tapi begitu masuk ke eksekusi, hasilnya sering tidak sebagus saat pengumpulan ide.
Beberapa inisiatif menggantung. Beberapa tumpang tindih. Beberapa tidak jelas siapa yang mengerjakan. Beberapa akhirnya hilang begitu saja karena semua orang merasa itu bukan tanggung jawab utamanya.
Dari sini, ada tiga hal yang menurut saya penting untuk diperhatikan.
1. Setiap Inisiatif Harus Punya PIC
Hal pertama, semua inisiatif harus punya PIC atau penanggung jawab.
Ini terdengar sederhana, tapi sering dilupakan.
Kita bisa punya ide bagus. Bisa punya strategi bagus. Bisa punya planning yang terlihat rapi. Tapi kalau tidak ada orang yang ditunjuk untuk bertanggung jawab, inisiatif itu akan sulit berjalan.
Karena pada akhirnya, sesuatu baru benar-benar bergerak kalau ada orang yang merasa, “Ini tanggung jawab saya.”
PIC bukan berarti orang itu harus mengerjakan semuanya sendirian. Tapi PIC adalah orang yang menjaga agar inisiatif tidak hilang dari radar.
Dia yang memastikan progresnya ada.
Dia yang mengingatkan jika ada hambatan.
Dia yang menarik keputusan ketika sesuatu menggantung.
Dia yang menghubungkan orang-orang yang perlu terlibat.
Tanpa PIC, inisiatif sering hanya menjadi milik bersama.
Dan sesuatu yang menjadi milik bersama, sering kali berakhir menjadi milik siapa-siapa.
Semua orang merasa penting. Tapi tidak ada yang merasa paling bertanggung jawab.
2. Bagi Peran dengan Jelas
Hal kedua, kalau sebuah strategi melibatkan tim atau divisi, perannya harus dibagi dengan jelas.
Apalagi kalau satu inisiatif melibatkan lebih dari satu divisi.
Divisi ini perannya apa?
Divisi itu perannya apa?
Siapa yang eksekusi?
Siapa yang memberi input?
Siapa yang mengambil keputusan?
Siapa yang punya responsibility paling tinggi?
Siapa yang hanya support di bagian tertentu?
Kalau pembagian peran tidak jelas, kolaborasi yang awalnya terlihat bagus bisa berubah menjadi kebingungan.
Semua orang hadir, tapi tidak tahu harus mengambil bagian di mana.
Atau sebaliknya, beberapa orang merasa semua hal harus lewat dirinya, sementara yang lain merasa cukup menunggu arahan.
Akhirnya proses menjadi lambat.
Dalam kolaborasi lintas divisi, kejelasan peran sangat penting. Bukan untuk membuat sekat, tapi agar semua orang tahu kontribusinya.
Karena kerja bareng bukan berarti semua orang melakukan semua hal.
Kerja bareng berarti setiap orang tahu bagian mana yang harus ia pegang.
3. Hindari Tumpang Tindih dan Saling Lepas
Hal ketiga, kalau inisiatif banyak dan melibatkan banyak pihak tapi tidak dikelola dengan benar, yang muncul bisa macam-macam.
Bisa jadi rebutan.
Bisa jadi tumpang tindih.
Bisa jadi saling tunggu.
Bisa jadi saling lepas tanggung jawab.
Ini salah satu bagian paling menakutkan dari inisiatif lintas divisi.
Semua orang merasa terlibat, tapi masing-masing punya persepsi berbeda tentang siapa yang seharusnya melakukan apa.
Ada yang merasa dirinya punya peran lebih besar.
Ada yang merasa divisi lain harusnya lebih bertanggung jawab.
Ada yang merasa sudah membantu, padahal pihak lain mengira ia PIC utama.
Ada juga yang diam karena menganggap orang lain sudah mengerjakan.
Persangkaan-persangkaan seperti ini harus didudukkan sejak awal.
Kalau tidak, kolaborasi yang harusnya memperkuat justru menjadi sumber konflik.
Banyak orang terlibat memang bisa membantu. Tapi tanpa kejelasan, banyak orang juga bisa membuat proses lebih rumit.
Karena semakin banyak pihak, semakin besar kebutuhan untuk menyamakan ekspektasi.
Banyak Ide Harus Diikuti Disiplin Eksekusi
Banyak inisiatif sebenarnya bukan masalah.
Justru bagus kalau setiap divisi punya ide, punya energi, dan punya keinginan untuk berkontribusi.
Masalahnya muncul ketika banyak inisiatif tidak diikuti dengan disiplin eksekusi.
Tidak ada PIC.
Tidak ada pembagian peran.
Tidak ada kejelasan tanggung jawab.
Tidak ada mekanisme pengambilan keputusan.
Tidak ada cara mengecek progres.
Akhirnya ide yang awalnya terlihat brilian hanya menjadi daftar panjang yang tidak selesai.
Melibatkan banyak orang bisa membantu kekompakan. Bisa membantu pembagian tanggung jawab. Bisa membuat satu inisiatif lebih kaya karena mendapat banyak sudut pandang.
Tapi kalau tidak dikelola dengan benar, keterlibatan banyak orang justru bisa menjadi kelemahan.
Karena inisiatif tidak hanya butuh ide.
Inisiatif butuh pemilik, peran yang jelas, dan tanggung jawab yang disepakati.
Kalau tidak, organisasi akan ramai di awal, tapi sepi di hasil.
Leave a Reply